Vállalati dokumentumkezelés hatékonyan

Az iratok vagy információhordozók száma egy irodában napról-napra csak növekszik, ami egyre több költséggel és időveszteséggel jár. Hiszen egyre több papírt kell nyomtatnunk, nyilvántartanunk, tárolnunk vagy éppen sokszoroznunk, ami azt jelenti, hogy a dolgozók még több idejébe és energiájába kerül azok megkeresése.

Nem beszélve arról, hogy egy idő után már igazán nehéz számontartani, hogy minek, hol van a helye.

Tehát a szervezett és eredményes munka fenntartása érdekében szükséges egy egységes rendszert létrehozni a vállalati dokumentumkezelésben.

Bár ma már leginkább a digitális rendszerek jelentik a legmodernebb és legbiztonságosabb megoldást az iratok kezelésére és tárolására, mégis a mai napig megannyi cég a hagyományos opciót részesíti előnyben.

Minden vállalkozás és minden vezető más és más, így vannak, akik még mindig jobban szeretik papír alapon kezelni az információkat.

Bármelyik megoldás is legyen számunkra a kézenfekvő, mindenekelőtt fontos egy alapos leltárt készíteni a vállalkozás dokumentumairól, illetve megbízni ezen feladatokkal egy felelősségteljes dolgozót.

Ezt követően pedig ki kell alakítani a legmegfelelőbb rendszert a vállalati dokumentumkezeléshez.

Hagyományos vagy digitális megoldás?

A hagyományos, tipikusan fiókokban vagy irattartó szekrényekben tároló megoldást általában azok a cégvezetők preferálják, akik megszokásból nem akarnak váltani, vagy pedig úgy gondolják, hogy ahhoz a dokumentum mennyiséghez, amivel rendelkeznek, felesleges digitalizálni.

Bár ez igen egyszerű megoldásnak tűnik, mégis sokkal több keresgéléssel jár, sokkal több helyet vesznek el a különböző irattárolók, emellett az adatok is sokkal kevésbé vannak biztonságban.

Ha valaki a “köztes megoldást” keresi, akkor érdemes lehet a cég dokumentumainak kezelését biztos kezekre bízni és kiszervezni.

Egy kifejezetten erre a területre specializálódott, bértárolást vállaló szervezetnél igazán biztonságos helyen vannak a dokumentumok, nem beszélve arról, hogy rendkívül költséghatékony megoldás is ez egyben.

A vállalati dokumentumkezelés másik hatékony megoldása az adatok digitalizálása. Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer könnyebb hozzáférhetőséget nyújt az iratokhoz, ezeket a cégen belül bárki bármikor egyszerűen elérheti.

Természetesen ezek a rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal is rendelkeznek, így sokkal biztonságosabbak, mint például egy felhő alapú rendszer.

Rengeteget lehet spórolni ezzel a fizikai tároló helyeken is, emellett kevesebb munkaidőt vesz el a dokumentumok keresgélése, felkutatása.

Kényelmi szempontokból is sokkal előnyösebb, például egyszerűbbé válik a dokumentumok ellenőrizhetősége és a precíz munkavégzés is könnyebben megvalósítható így.

Mindemellett, az iratok tárolásához, nyilvántartásához és sokszorozásához kapcsolódó költségek is csökkennek, tehát a legtöbb esetben ez lenne a legoptimálisabb eszköz a hatékony vállalati dokumentumkezeléshez.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a vállalati dokumentumkezelés területén, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk.

ÍRJON NEKÜNK!