Vállalati digitalizáció - Hogyan segítsd vezetőként a folyamatot?

A vállalati digitalizáció egyre sürgetőbbé vált, ezáltal a vállalatok nagy része rákényszerült arra, hogy kockázatot vállaljon. Az addig tervezett, hosszútávon, lassú ütemben megvalósítandó terveket felváltotta az alkalmazkodóképesség, a kialakult helyzetre való gyors reagálás fontossága.

A vállalati digitalizáció tekintetében leginkább azok a cégek járnak élvonalban, amelyek nem csupán egy projektként tekintenek a digitalizációra, hanem egy új szemléletmódként értelmezik azt.

Azok a cégek, amelyek képesek az innovációra, rengeteg előnyt tapasztalhatnak meg a vállalati digitalizáció megvalósításának köszönhetően. Az pedig már egyértelműen bebizonyosodott a világ számára, hogy a legfontosabb előnyök közé az adatbiztonság és a magas fokú hatékonyság sorolható.

A vállalati digitalizáció nagy szerepet játszik az adatok védelmében, hiszen azáltal, hogy a bizalmas információk már nem papíron, hanem digitalizált változatban elérhetőek, jelentősen lecsökken az adatlopás kockázata, illetve nincsenek kitéve annak a veszélynek sem, hogy valamilyen kár éri az iratokat.

Bár egyértelmű előnyt jelent a vállalati digitalizációval járó hatékonyság növekedése, ez csak abban az esetben valósulhat meg, ha mind a vezetőség, mind a munkavállalók gyorsan és jól tudnak alkalmazkodni a változásokhoz.

Az emberi tényező tehát nagymértékben befolyásolhatja a digitalizáció sikerét, így érdemes a vállalati digitalizációra egy sikert támogató eszközként tekinteni, míg az alkalmazottak bevonását az egyik legelső és legfontosabb célnak kitűzni.

Nézzük is, melyek azok a tényezők, amelyekre feltétlen szükséges figyelmet fordítania egy cégvezetőnek, ha a vállalati digitalizáció eredményes megvalósítására törekszik:

1. Az aggályok megszüntetése

A vállalati digitalizáció eredményességének érdekében rendkívül fontos, hogy a munkavállalók körében fennálló vagy felmerülő félelmet, bizonytalanságot és kételyt a lehető leggyorsabban megszüntesse a vezetőség. Még ha eleinte nem is mutatkozik meg látványosan, az újdonság, az innováció bizony gyakran vonzza magával ezeket a problémákat.

A cégvezetők egy része hajlamos az ilyen jellegű tényezőket hátrasorolni. Viszont ha nem kerül sor ezen problémák elhárítására vagy megoldására, akkor a vállalati digitalizáció korántsem lesz olyan eredményes, mint azoknál a vállalatoknál, ahol prioritást élvez a munkavállalók bevonása.

A digitalizáció területén nem jártas munkavállalókban könnyen lehet, hogy felmerül a gondolat, miszerint az új, digitális megoldások helyettesíteni tudják őket, az általuk végzett munka nagy részét.

Éppen ezért fontos, hogy megfelelően tájékoztassuk az alkalmazottakat arról, hogy a vállalati digitalizáció megvalósítása mindössze segítséget nyújt, illetve lehetőséget ad arra, hogy a fontos feladatokra koncentráljanak, például a papírhalmazokban való keresgélés helyett.

2. Figyelmeztetés, kommunikáció, edukálás

Szintén elsődleges szempont, hogy a munkavállalókat időben figyelmeztesse a cég a változásra, fontos a dolgozók bevonása a vállalati digitalizációval járó folyamatba, illetve az is, hogy tájékoztatást kapjanak arról, hogy mi az innováció célja és milyen következménnyel jár ez a cég életére és az alkalmazottak mindennapjaira nézve. 

Ha a vállalati digitalizációval kapcsolatos célkitűzéseket az adott cég őszintén, előrejelezve kommunikálja, azzal a munkavállalók együttműködését és bizalmát is nagy valószínűséggel elnyeri.

Jelentős szerepe van az edukálásnak, a megfelelő képzés biztosításának is, hiszen elengedhetetlen ahhoz, hogy a munkavállalók kellőképpen fel tudjanak készülni, majd helyt tudjanak állni a változás során.

3. A vezetés összehangolása

A munkavállalókon kívül, természetesen a vezetés összehangolása és edukálása sem elhanyagolható tényező. Sőt, szinte fontosabb mindennél, hiszen, hogyan azonosuljanak az alkalmazottak a vállalkozás céljaival, ha a vezetőség sincs kellően tisztában a vállalati digitalizáció folyamatának részleteivel. A vállalat vezetőjének tehát elsődleges szempont kell legyen, a különböző vezetők, például osztályvezetők munkájának és tudásának összehangolása.

4.  Lépésről lépésre

A vezetésnek azzal is tisztában kell lennie, hogy a vállalati digitalizáció nem egy két napos projekt, hanem egy folyamat, tehát nem egyik pillanatról a másikra fog megvalósulni. Érdemes lépésről lépésre haladni és ahelyett, hogy sürgetnénk az átalakulást, vegyük észre a lassú ütemű változással járó előnyöket.

A lassú haladásnak köszönhetően a dolgozókban felmerülő, új technológiával kapcsolatos aggályok enyhülnek, emellett könnyebb számukra az átalakulás feldolgozása, illetve megmutatkoznak az egyes poziciókra vonatkozó hatások.

A vállalatnak szüksége van egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerre, ami lényegében a digitális folyamatok bevezetésének első lépését képezi. Érdemes egy külső, professzionális szolgáltatót megbízni a vállalati digitalizáció megvalósításával. Hiszen a feladat kiszervezése nem kevés időt, energiát és költséget spórol meg a vállalatok számára, köszönhetően a tapasztalt, profi munkát végző szolgáltatónak.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk! 

ÍRJON NEKÜNK!