Spórolj időt és energiát vállalkozásod számára professzionális dokumentum tárolási megoldásokkal!

A versenyképesség fenntartása érdekében a cégek számára elengedhetetlen, hogy törekedjenek a minél gazdaságosabb és hatékonyabb megoldásokra.

Számos cégvezető számára a professzionális dokumentum tárolás lehetősége  egy felesleges területnek tűnhet, viszont egyáltalán nem az, hiszen a rend a lelke mindennek. Sokkal hatékonyabban lehet dolgozni egy olyan irodában, ahol rend van és az anyagokat azonnal meg lehet találni, mivel minden tökéletesen átlátható.

A tárolás kiszervezése első pillantásra kukába dobott kiadásnak tűnhet, pedig nagyon hatékony és egyben megtérülő befektetés tud lenni bármely cég számára. Nézzünk is néhány érvet a dokumentum tárolás kiszervezése mellett:

1. A belső irattárolás nem biztonságos

A magas fokú költség- és presztízsvesztés, csalások vagy visszaélések elkerülése végett az egyik legfontosabb dolog az adatok biztonságos és átlátható kezelése.

A fokozottan érzékeny és szigorúan bizalmas adatok megfelelő védelme elengedhetetlen. A Rhenus-nál például teljesen biztonságos irattárakat biztosítunk ügyfeleinknek az információk védelme érdekében.

Gyorsan visszakereshető minden, hiszen az iratok tárolására vonalkóddal ellátott dobozokban kerül sor. Az irattári adatok kezelését és megrendelését, digitálisan vagy kézi erővel, a saját fejlesztésű online kereső és rendelő rendszerünk teszi lehetővé. Ezt pedig kényelmesen, az íróasztalodnál ülve teheted meg, mi pedig 24 órán belül rendelkezésedre bocsátjuk az adatot.

A belső irattárolással szemben egy biztonságosabb és költséghatékonyabb megoldás a külső dokumentum tárolás. Ez a megoldás nem csak a kollégák számára szabadít fel időt, de így az iroda tereit is okosabban ki lehet használni.

2. Bérleti díj

Az iroda bérlése komoly kiadást jelenthet bármely vállalkozás számára, így ezt a teret érdemes a leghatékonyabban és a legjövedelmezőbben kihasználni. Ha feleslegesen irathalmokat tárolunk a bérelt helyen, akkor gyakorlatilag, kis túlzással a pénzünket égetjük el vele.

Az irattároló szekrények helyére új íróasztalok férnének el, amelyekhez új munkatársakat tudnának elhelyezni, ennek eredményeképpen hatékonyabb munkavégzésre lenne lehetőség, több kolléga férne egy el ugyanabban az irodában.

Sajnos a tapasztalatunk az, hogy egyes cégeknél az iroda komplett helyiségei vannak irattárolásra elkülönítve, amely négyzetmétereket bérleti díjra váltva könnyen kiszámolhatjuk, hogy akár milliós tételeket is felesleges feladatokra fordítunk.

3. Felhalmozódott iratok

Gyakori problémát jelent, hogy a kollégák munkaidejük 5-10%-át iratok keresésével töltik. Ez sajnos rengeteg plusz munkát jelent számukra és hatalmas költségekkel jár a vállalat számára.

Sajnos a legszigorúbb cégen belüli szabályok sem tudják meggátolni, hogy iratok halmozódjanak fel az irodában, aminek következtében az információkat nehezen lehet megtalálni, ez pedig plusz munkát jelent a munkatársaknak.

Összességében egy vállalat számára a dokumentumok professzionális tárolási szolgáltatásával rengeteg időt, energiát és helyet lehet spórolni, nem beszélve a növekvő hatékonyságról.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az elektronikus archiválásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!