Munkahelyi digitalizálás - A siker kulcsa

Mára egyértelművé vált, hogy az irodákban heverő papírhalmok nem csak, hogy nem segítik a cégek fejlődését, hanem még hátráltatják is. Itt jön képbe a munkahelyi digitalizálás, aminek megvalósítása megannyi pozitívummal járhat az adott cégre nézve.

Azonban a papírhasználat elhagyása egyetlen vállalkozás számára sem egyszerű feladat. Az évek során olyan mélyen beépült a mindennapjainkba a papírhasználat, hogy igen komoly kihívást jelenthet a munkahelyi digitalizálás megvalósítása.

A munkahelyi digitalizálással kapcsolatos legfőbb nehézség valójában nem a fizikai papírok szortírozása, eltávolítása és végleges elhagyása, pedig a legtöbb vezető máig ebben a tévhitben él. Sokkal nagyobb kihívást jelent az emberi tényező. Ugyanis, a munkavállalók számára ijesztő lehet a munkahelyi digitalizálás és az azzal járó, munkafolyamatokat érintő változás.

Viszont, ha egy vezető képes megfelelően kommunikálni a munkahelyi digitalizálás hatásairól, illetve kellőképpen edukálni tudja a munkavállalóit, akkor eredményes lehet az átállás.

Ehhez pedig elengedhetetlen, hogy egy részletes terv készítése előzze meg a tényleges megvalósítást, hiszen ha hirtelen fejest ugrunk a munkahelyi digitalizálásba és egy hét alatt várunk tőle eredményt, akkor bizony akadályokba fogunk ütközni.

Mire van szüksége egy vállalkozásnak ma, a sikeres működéséhez?

1. A fontos információk mind egy helyen, digitális formában legyenek tárolva. A munkahelyi digitalizálás, az innováció ma már több mint egy technológiai újítás, egy teljesen új szemléletmódot jelöl, ami ma a vállalkozások sikerének kulcsát jelenti.

2. A nap mint nap használt adatok könnyen és gyorsan elérhetőek legyenek a munkavállalók számára, bármikor és bárhonnan. Jelentős időmegtakarítást jelent, ha egy adott dokumentumhoz több alkalmazott is hozzá tud férni, egy időben.

3. Komplett adatstruktúrákat tudjanak könnyedén kialakítani és fenntartani.

4. A jogi környezetnek és a napjainkban fennálló szigorú elvárásoknak teljes mértékben megfeleljenek.

5. Az adatmennyiségre vonatkozó tárolási kapacitás folyamatosan, rugalmasan növelhető vagy csökkenthető legyen.

6. A cég megfeleljen a környezetvédelmi előírásoknak, lépéseket tegyen az etikusság és a fenntarthatóság irányába.

A munkahelyi digitalizálás pozitív hatásai a vállalkozásra:

Környezetvédelem: A munkahelyi digitalizálással a papírhasználat teljes felszámolása vagy az irodában tárolt papírmennyiség csökkentése, nagyban hozzájárul a környezet védelméhez. Nem beszélve arról, hogy mára egyre több ügyfél számára fontos, hogy az általa választott cég etikus legyen, illetve cselekedjen környezettudatosan.

Elhivatott munkavállalók: Az új technológia bevezetésével a munkavállalók számára a mindennapi feladatok elvégzése gördülékenyebbé, rugalmasabbá és gyorsabbá válik, ezáltal növelhető az elkötelezettségük a cég irányába.

Home office: Ma már egyre több álláskereső igényli a home office és a rugalmas munkabeosztás lehetőségét egy munkahelyen, így ebből a szempontból is rendkívül nagy előnyt jelenthet a munkahelyi digitalizálás. Az eredményes munka fenntartása érdekében szükséges egy egységes digitális rendszert bevezetni, hiszen a cégeknek lehetővé kell tenniük, hogy munkavállalóik otthonról is zökkenőmentesen hozzáférhessenek az adatokhoz.

Adatbiztonság: A munkahelyi digitalizálás következtében a fizikai dokumentumok megsemmisíthetőek, így csökkenthető az adatlopás kockázata is, elkerülhetővé válik, hogy az egyes bizalmas információk rossz kezekbe kerüljenek.

Idő- hely- és költségmegtakarítás: Egyes felmérések szerint, a munkavállalók megközelítőleg a munkaidejük 40%-át töltik a dokumentumok keresgélésével. A munkahelyi digitalizálásnak köszönhetően, pedig pillanatok alatt elérhetővé válik bármely keresett dokumentum, digitális formában. Emellett kiürülnek az irattartók, lekerülnek a polcokról a papírok, ezáltal jobban kihasználhatjuk az irodában rendelkezésre álló teret.

Mindennek egyenes következménye a költségmegtakarítás, hiszen a felszabadult helyre új munkaállomások hozhatók létre, a keresgéléssel töltött idő fontosabb feladatokra fordítható, ráadásul a papírokhoz és a nyomtatáshoz kötődő költségek is megszűnnek.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk! 

ÍRJON NEKÜNK!