Miért fontos a személyzeti akták digitalizálása

A technológia hatalmas fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedekben. Olyan dolgokra van lehetőségünk a mindennapi munka során, ami azelőtt elképzelhetetlen lett volna. Ha jól használják ezeket a vívmányokat, akkor azok jelentősen megkönnyítik, leegyszerűsítik az életünket - ezzel együtt pedig növelik a munka hatékonyságát.

A járvány ideje alatt megnőtt az igény például olyan eszközök iránt, amik lehetővé teszik az online munkavégzést. Video chat, levelező programok, online is elérhető adatbázisok. Utóbbi azért is fontos, mert a kommunikáció többnyire még csak-csak megoldható az interneten keresztül. Viszont ha a munkavégzéshez szükséges dokumentumok nem elérhetőek otthonról, a home office intézménye bukásra van ítélve.

Ha minden adat csak nyomtatott formában elérhető, akkor elkerülhetetlenül be kell menni értük a munkahelyre. Az emberek nem vihetnek haza több köteg papírt - pláne, hogy ugyanarra a dokumentumra egyszerre több embernek is szüksége lehet. Épp ezért ma már óriási verseny hátránynak számít, ha nem lehetséges az online munkavégzés.

A folyamat, amit talán érdemes a profikra bízni

A digitalizálás egy bonyolult és időigényes feladat - főleg, ha nincs is rá külön ember házon belül, aki csak ezzel foglalkozik. Adott esetben több ezer papírlapról beszélünk, amiket egyesével be kell szkennelni, címkézni kell, majd rendszerezni egy online adatbázisban - végül pedig a papír dokumentumot meg kell semmisíteni. Ilyen terjedelmű munkáknál számtalan kérdés szokott felmerülni. Mire van szükség és mire nem? Kinek, mihez lehet hozzáférése? A rendszeren belül az adott űrlap hová kerüljön?

A HR osztályoknak jellemzően nincs erőforrása egy ilyen volumenű munkára - épp ezért célszerű megbízni egy olyan céget ennek végrehajtásával, mint a Rhenus. Nekünk ez az egyik fő kompetenciánk: több éves tapasztalatunk van ilyen projektekkel, ami sokszor felbecsülhetetlen értéket képvisel.

Hogy néz ki a folyamat?

Nagyon fontosak az előkészítő lépések. Először is lebonyolítunk egy tanácsadást a digitalizálás kapcsán. Segítünk az infrastruktúra létrehozásában - hogy gördülékeny legyen a folyamat és a végén a fájlok is egy mindenki által átlátható rendszerben kapjanak helyet. Ezt követően egy indító workshopon beszéljük meg a további lépéseket és kis tételben kezdjük meg a munkát. Először veszünk egy mintát: egy egységnyi irattal indulunk, amit a megbeszéltek szerint feldolgozunk. Egyeztetünk a részletekkel, felmerülő igényekkel kapcsolatban és ha minden rendben, teljes erőbedobással folytatjuk a munkát.

Szempont természetesen az adatvédelmi követelményeknek való megfelelés, ami mindig komoly kihívást jelent. A feldolgozott adatokat pedig a folyamat során ideiglenesen a saját adatközpontunkban tároljuk, ameddig csak szükséges.

A munka végeztével pedig a fájlok így mindig, mindenhol hozzáférhetőek lesznek. Ez rövidebb és gyorsabb folyamatokat, valamint hatalmas rugalmasságot biztosít.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!