Miért dönts a szervezeti digitalizálás mellett?

A fejlődni vágyó vállalkozásoknak folyamatosan keresni kell a lehetőséget, amellyel minél hatékonyabbá, gyorsabbá és gazdaságosabbá tehetik a cégen belüli folyamatokat. Szerencsére, a technológia fejlődésének köszönhetően számtalan lehetőség áll rendelkezésre ennek megvalósításához, a vállalkozások pedig eldönthetik, szeretnének-e élni velük vagy sem.

Ha egy cég a szervezeti digitalizálás mellett dönt, át kell gondolnia, hogy a későbbiek során milyen előnyökkel és fejlődéssel is fog ez járni. Az alábbiakban néhány példán keresztül bemutatjuk, hogy milyen pozitívumokkal járhat, ha papírhalmok helyett rend és szervezettség uralkodik az irodában.

1. Hozzáférhetőség

A megfelelő szervezeti digitalizáláshoz mindenképp érdemes egy megbízható dokumentumkezelő programot használni, amely segít abban, hogy a digitális iratokat könnyen, gyorsan és szervezetten lehessen kezelni, felhasználni. A Rhenus ennek kivitelezésében segít Neked.

Mi a Rhenus-nál egy olyan szerverparkkal rendelkezünk, ahol a digitalizált adatok könnyen tárolhatók, igény szerint visszakereshetők és felhasználhatók, illetve jogi szempontból is tökéletesen megfelel az előírásoknak.

Mivel napjainkban megnövekedett a home office lehetőségek száma, ezáltal nélkülözhetetlenné vált, hogy a munkatársak bármikor és bárhonnan könnyen hozzáférhessenek a szükséges információkhoz. Erre biztosít kiváló megoldást az adatok és információk digitalizálása.

A Rhenus-nál első lépésként digitalizáljuk az adatokat, rögzítjük őket, majd végül jól használható, kereshető és könnyen elérhető információvá alakítjuk. Mindezt a megbízó vállalat kérése és igénye alapján tesszük.

2. Biztonság

Egy vállalkozásnak hatalmas figyelmet kell fordítania az adatbiztonságra, hiszen súlyos következményekkel járhat, ha kiszivárog egy-egy bizalmas információ. Ez nem csak azért veszélyes, mert könnyen rossz kezekbe kerülhet, hanem költség- és presztízsvesztéssel is járhat.

Emiatt elengedhetetlen, hogy egy cég prioritásként tekintsen a biztonságra. Egyértelmű, hogy nagyobb biztonságban vannak azok az iratok, amelyek digitalizálva vannak, ellentétben a fizikai dokumentumokkal. A fizikai iratok felhalmozódása nem csak rendetlenséget okoz az irodában, de később nehezen lehet majd megtalálni fontos dokumentumokat, nem beszélve arról, hogy bárki bármihez hozzáférhet.

Egy megfelelő elektronikus dokumentumkezelő rendszerben lehetőség van arra, hogy a vezetőség korlátozza a hozzáférést a dokumentumokhoz. Ezáltal csak az illetékes munkatársak számára lesznek elérhetőek az iratok.

ÍRJON NEKÜNK!