Lépések a céges digitalizáció felé

Bár a céges digitalizáció mára nagyon sok irodában megvalósult, vagy legalábbis fontos céllá és prioritássá vált a megvalósítása, a mai napig sok iroda van még, ahol papírhalmok sokasága lepi el az asztalokat, az irattárolókat pedig a rendezetlenség jellemzi.

A céges digitalizációval sokkal több időt, energiát és helyet lehet spórolni, mint ahogyan azt az innováció felé egyelőre nem nyitott cégvezetők gondolnák, nem is beszélve a növekvő hatékonyságról.

Nézzük is, hogy melyek azok a lépések, amelyekkel egy vállalkozás elindulhat a digitalizálás útján.

1. Tervezés és az időpont kitűzése

Egy rendszerezetlen irodában, ahol papírok hevernek mindenhol szerte szét, nem igazán működhetnek hatékonyan a munkafolyamatok, hiszen a munkatársaknak rengeteg időbe telik megtalálni az éppen keresett dokumentumokat.

Fontos, hogy a céges digitalizáció gyakorlati megvalósítását megelőzően, legyen egy tervezési szakasz, amikor is megfogalmazásra kerül többek között, hogy:

• pontosan melyek azok a dokumentumtípusok, amelyek digitalizálásra kerülnek,
• milyen dokumentumkezelő rendszert kíván a vállalkozás használni,
• milyen módon kerüljenek az iratok megsemmisítésre.

Mindemellett érdemes már ebben a szakaszban kijelölni azokat a kollégákat, akik a céges digitalizáció egyes részfeladataival lesznek megbízva.

Hasonlóan fontos, hogy kitűzzünk egy konkrét időpontot, amikortól minden egyes digitalizálandó dokumentum szkennelésre, majd digitalizálásra, ezt követően pedig a fizikai verziója megsemmisítésre kerül.

2. Az iratok kategorizálása

Az elméleti tervezés szakaszát a gyakorlati szakasz követi, ez alatt pedig azt értjük, hogy érdemes a dokumentumokat a gyakorlatban is bekategorizálni, szortírozni, vagyis a cél, hogy külön irattípusokra legyenek bontva a dokumentumok.

Mindez nem csak azért fontos, hogy átláthatóság jellemezze az iratokat, illetve felgyorsuljon a céges digitalizáció folyamata, hanem azért is, hogy a bizalmas információk elválasztva legyenek a többitől.

3. A munkatársak tájékoztatása

A céges digitalizáció folyamatának szintén meghatározó lépése, hogy a vállalkozás munkavállalóit megfelelően és részletesen tájékoztassuk arról, hogy miért és hogyan fog átalakulni a dokumentumkezelés rendszere. Ilyenkor ajánlott kiemelni azt is, hogy ez egy közös érdek, amivel ők is rengeteg energiát és időt spórolhatnak meg, hiszen nem fog kelleni órákon át keresgélni a dokumentumokat.

Nem beszélve arról, hogy ha a céges digitalizáció folyamataiba már a kezdetektől bevonjuk kollegáinkat, akár még segíthetnek is a digitális átállással kapcsolatos észrevételeikkel.

4. Elektronikus dokumentumkezelő program kiválasztása

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek könnyebb hozzáférhetőséget nyújtanak az iratokhoz, a cégen belül bárki, bármikor egyszerűen elérheti azokat. Éppen ezért a folyamatok felgyorsítása és kényelmesebbé tétele érdekében, szükség van egy megfelelő dokumentumkezelő programra.

Mindemellett az egyik legfontosabb előnye ezeknek a rendszereknek, hogy a bizalmas adatok elérését lehetőségünk van korlátozni, hiszen ezek a rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal rendelkeznek.

5. Iratmegsemmisítés

Bár sokan háttérbe szorítják ezt a lépést, de a céges digitalizáció fontos részét képezi az iratok helyes és végleges megsemmisítése. A már nem használt, beszkennelt dokumentumokat  pedig azért kell mindenképpen megsemmisíteni, hogy ne férhessen hozzájuk illetéktelen személy a későbbiekben.

Lényeges szempont az is, hogy megfelelő ipari aprítóval történjen az iratok megsemmisítése, éppen ezért mind a digitalizálás folyamatainak lebonyolításához, mind az iratmegsemmisítéshez érdemes külső, professzionális szolgáltatást nyújtó segítséget igénybe venni.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a céges digitalizációban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!