Környezetbarát iratkezelés egy jobb jövőért

Napjaink fogyasztóit is egyre inkább a zöld gondolkodás jellemzi, így sokan teszik ettől függővé, hogy hol költik el a jövedelmüket.

Tiszteletreméltó, ha egy cég lépéseket tesz a környezetünk megóvása érdekében, azonban arról se feledkezzünk meg, hogy 2023-ban ez jelentős presztízsnövelő tényezőt is jelent a vállalkozások számára. Nincs olyan cég, amely ne tehetne valamit, amivel segítené a környezetet, gondoljunk csak arra az óriási papírmennyiségre, amelyet a vállalkozások még manapság is felhalmoznak.  

A környezetbarát iratkezelés útjára lépve, néhány egyszerű iratmegsemmisítési szabállyal könnyen csökkenthetik a cégek az ökológiai lábnyomukat, ráadásul ezzel nagyobb adatvédelmet is biztosíthatnak az irodában.

Környezetbarát iratkezelés a fenntarthatóság jegyében

Csak Európában, minden egyes évben több milliárd fát jelentő papírt dobunk kukába, aminek körülbelül 40%-a soha nem is kerül újrahasznosításra.

A papírok újrahasznosításának pedig nem csak az az előnye, hogy kevesebb fa kerül kiírtásra, hanem az is, hogy használt papírból közel 70 százalékkal kevesebb energiafelhasználással tudunk új papírt gyártani, mint a fákból.

Mindemellett megfigyelhető az is, hogy azokat a papírokat, amelyek nem kerülnek újrahasznosításra, jellemzően le sem aprítják. Így egyrészt nem beszélhetünk környezetbarát iratkezelésről, másrészt a cég információbiztonságát is nagymértékben veszélyeztetjük, hiszen a le nem aprított papírok hiába kerülnek a kukába, valójában bármikor vissza lehet nyerni belőlük az információkat, tehát bármikor illetéktelen kezekbe kerülhetnek. 

Hogyan induljunk el a környezetbarát iratkezelés útján?

• Még az iratmegsemmisítési szabályok bevezetése előtt, érdemes részletesen tájékoztatni munkavállalókat arról, hogy miért is fontos a környezetbarát iratkezelés és hogyan tervezi ezt a cég megvalósítani a gyakorlatban.

• Mindemellett fontos kiemelni az alkalmazottak számára azt is, hogy milyen előnyökkel jár mindez a mindennapjaikra nézve. Például azt, hogy sokkal hatékonyabbá és átláthatóbbá válnak az iratkezelési és irattárolási folyamatok, aminek köszönhetően nem fogja elvenni a munkaidejük jelentős részét a különböző dokumentumok keresgélése.

• Ha egy vállalkozás a környezetbarát iratkezelés útjára szeretne lépni, akkor a megfelelő iratmegsemmisítésnek kell az egyik legfontosabb tényezővé válnia a cég működésében. Fontos, hogy a vezetőség az iratmegsemmisítésre vonatkozóan szabályokat fektessen le, amit a későbbiekben be is tartat a munkavállalókkal. Tehát a folyamatos edukáció biztosítása és az alkalmazottak szigorú ellenőrzése elengedhetetlen.

• Érdemes alaposan megtervezni a környezetbarát iratkezelés folyamatait, többek között alaposan számba venni, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket végleg meg szeretne semmisíteni a cég, illetve melyek azok, amelyekre még szükség lehet. E tekintetben mérlegelnünk kell, hogy vannak e személyazonosításra alkalmas információk az adott dokumentumban, tartalmaz e törvény által védett információkat, bizalmas céges információkat vagy pénzügyi adatokat. Ha a válasz bármelyikre is “igen” és nincs szüksége már a cégnek a dokumentumra papíralapon, akkor mindenképpen meg kell semmisíteni.

Ha egy vállalkozás professzionális, iratmegsemmisítéssel foglalkozó szolgáltató bíz meg, akkor a kiválasztott és összegyűjtött dokumentumokat a szolgáltató munkatársai fogják elszállítani és szakszerűen leaprítani.

Mi a Rhenusnál, 1.000 tonna papír alapú dokumentum megsemmisítésével és annak papíriparba történő visszaforgatásával, hozzávetőlegesen 5.500 db vágásra érett fát mentettünk meg. Ez a mennyiség 2,5 hektárnyi erdő területnek felel meg, így minket választva, a cégek valóban a környezetbarát iratkezelés útjára léphetnek.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a környezetbarát iratkezelés megvalósításában, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk.

ÍRJON NEKÜNK!