Kerüljenek dokumentumaid biztonságos helyre a bértárolás megoldásával!

Kerüljenek dokumentumaid biztonságos helyre a bértárolás megoldásával!

Nem szoktunk belegondolni, hogy egy bizonyos idő elteltével mennyi, már nem használt irat halmozódhat fel az irodában. Ezeket a dokumentumokat viszont valahol tárolni kell, hiszen könnyen előfordulhat, hogy még szükség lesz rájuk a későbbiekben, így a jövőbeli ügymenetek hatékonysága, illetve sok esetben törvényi előírások miatt is meg kell őrizni őket. Itt segíthet a bértárolás.

Azonban ennek is van egy határa hatékonysági és cégszervezési szempontból, amit nem érdemes átlépni.

Az irodában vagy telephelyen tárolni a dokumentumokat közel sem biztonságos, valamint a helységek tárolási képessége is véges. Mi a teendő, ha rengeteg olyan bizalmas irat keletkezik, amelyet a cég már nem használ a mindennapokban, de még nem lehet őket megsemmisíteni sem?

Ilyen esetben hol célszerű tárolni azokat a dokumentumokat, amelyek archiválásához nagy tér és megfelelő környezet szükséges?

Mindezekre jelent megoldást a bértárolás

Mindazon cégek, amelyek bértárolási lehetőséget kínálnak, rendelkeznek a megfelelő kapacitással ahhoz, hogy a bizalmas dokumentumokat biztonságosan tárolják és biztosítsák a megfelelő környezetet számukra.

Ezzel a megoldással elkerülhetőek azok a lépések, amelyeket a cégek az archiválás érdekében tesznek. Nem kell átrendezni az irodát, feltornyozni a dokumentum tárolókat vagy nagyobb irodát bérelni. A bértárolás lehetősége költséghatékony, ráadásul ezzel a módszerrel optimalizálható a cég működése is.

Az iratkezelést végző cégtől az ügyfelek napi információkat kapnak, kérésre pedig eredeti, másolt vagy akár digitális változatban is kikérhetik az iratokat. A bértárolás azért is nagyon hatékony megoldás, mert az iratok megfelelő rendezésével leegyszerűsíthető az ügymenet és később a keresés ideje is csökkenthető.

Mindezeken kívül a tárolást végző cég rendelkezik a megfelelő tapasztalattal, naprakész elektronikus nyilvántartást vezet a nála tárolt dokumentumokról, komplett szolgáltatáscsomagokat és adatszolgáltatási garanciákat kínál.

ÍRJON NEKÜNK!

Miért éri meg a Rhenus Logistics-et választani?

A Rhenus Logistics-nél korszerű technikai és biztonsági előírásokkal gondoskodunk a nálunk tárolt dokumentumok őrzéséről. Nem csak az iratmentésben, irattárolásban rendelkezünk kiemelkedő tapasztalattal, hanem az archiválásban, digitalizálásban és iratmegsemmisítésben is.

Az archiválandó anyagokat vonalkóddal jelöljük meg, majd az informatikai rendszerünkben tároljuk annak érdekében, hogy gyorsan elő lehessen keresni az igényelt anyagokat.

Célunk, hogy hosszú ideig meg tudjuk őrizni a dokumentumok épségét. A bértárolás során betartjuk a vonatkozó banki és törvényi előírásokat, figyelembe vesszük a tűzvédelmi szabályokat és biztosítjuk a tárolóhelységek ideális páratartalmát is.

Mindezek alapján elmondható, hogy egy vállalkozás számára érdemes bértárolása mellett dönteni, mivel ezek a rendszerek tökéletes biztonságot és rugalmas megoldásokat kínálnak a partnereknek, akik többfajta szolgáltatáscsomag közül választhatják ki a számukra megfelelő ajánlatot.

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a bértárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!