Iratok, amelyeket minden cégnek meg kell semmisítenie

Noha így a cég megszabadulhat a rengeteg felhalmozott dokumentumtól, azonban gyakran éppen azokat a dokumentumokat nem semmisítik meg vagy küldik el megsemmisítésre, amelyek információbiztonsági szempontból potenciális veszélyt jelenthetnek.

A papíron tárolt bizalmas és személyes információkkal foglalkozni kell. Először azonban azonosítani kell, hogy milyen típusú információk esnek bele ebbe a kategóriába:

1. Vállalati információk

Foglalkozni kell minden olyan információval, amely veszélyeztetheti a társaságot, amennyiben egy versenytárs vagy a nagyközönség birtokába kerülne. Ezek lehetnek az üzleti titkokat, az akvizíciós terveket, a pénzügyi adatokat, valamint a szállítóval és az ügyfelekkel kapcsolatos információkat tartalmazó dokumentumok; továbbá vezetői szintű levelezések, szerződések és HR-adatok, például orvosi nyilvántartások, bérszámfejtési információk és teljesítményértékelések.

2. Pénzügyi információk

Biztonságban kell tudni az egyének vagy vállalatok által a banki, számlázási és biztosítási célokra felhasznált adatait. Ez magában foglalja a hitel- és betéti kártya adatait, valamint azokat az adatokat, amelyek felhasználhatók számlák elérésére vagy pénzügyi tranzakciók feldolgozására.

3. Személyes információk

Minden olyan információra oda kell figyelni, amely valamilyen személyt azonosít, mint például a név, a lakcím, a születési dátum, a telefonszám és személyi azonosító szám. Védelmük azért fontos, mert felhasználhatók bűncselekmények elkövetésére, vagy új identitások létrehozására, valamint kölcsönök felvételére és hamis adóbevallások benyújtására.

Mit tegyünk a bizalmas információkkal?

Az információkezelés és iratmegsemmisítés tekintetében az alábbi két megközelítést javasoljuk:

1. Alakítsunk ki irányelveket azt illetően, hogy a bizalmas és személyes információkat tartalmazó dokumentumokat milyen hosszan és milyen formában őrizzük meg a cégen belül. Az adott időtartam letelte után pedig semmisítsük meg az iratokat.

2. Egy másik megközelítés szerint semmisítsünk meg minden olyan dokumentumot és minden olyan elavult adathordozót (CD-ket, DVD-ket, merevlemezeket), amelyre nincs már szükség.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet az iratmegsemmisítésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!