Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Általában a vállalati papír alapú iratokat az alábbi 3 kategóriába sorolhatjuk:
Ide tartoznak mindazon információkat tartalmazó iratok, amelyek esetlegesen egy versenytárs vagy akár a nagyközönség birtokába kerülve veszélyeztethetik a társaságot. Ezek lehetnek azok a dokumentumok, amelyek üzleti titkokat, pénzügyi adatokat, illetve szállítóval vagy ügyfelekhez kapcsolódó adatokat tartalmaznak.
Emellett ide sorolhatjuk még a szerződéseket, HR adatokat, bérszámfejtési információkat, teljesítményértékeléseket de még a vezetői szintű levelezéseket is.
Vannak olyan iratok, amelyek felhasználása rendkívül nagy veszélyt jelent nem csak a céget, hanem az alkalmazottakat tekintve is, hiszen könnyedén felhasználhatóak visszaélések elkövetésére.
Ilyen visszaélés lehet például a hamis adóbevallások benyújtása, kölcsönök felvétele, de már számos példa volt arra is, hogy új identitást hoztak létre az eltulajdonított személyes adatok alapján.
Habár mind a három kategóriába tartozó iratok biztonsága nagyon fontos, mégis talán a legnagyobb figyelmet azok igénylik, amelyek pénzügyi információkat tartalmaznak, ugyanis ezzel lehet a legnagyobb kárt okozni egy cég számára, ami akár a csődöt is jelentheti.
Ide tartoznak a vállalat banki, számlázási és biztosítási célokra felhasznált adatai.
Ez kiterjed mind a hitel adatokra, mind pedig azokra, amelyek felhasználhatóak pénzügyi tranzakciók lebonyolításához és számlák eléréséhez.
Két opció van, amit javasolni tudunk iratmegsemmisítés tekintetében:
Az első javaslatunk, hogy mindazon dokumentumok kerüljenek végleges megsemmisítésre, amelyek már elavult információkat tartalmaznak és nem lesz rájuk szükségünk a továbbiakban.
Másodsorban pedig érdemes meghatározni, hogy a bizalmas és személyes információkat tartalmazó dokumentumok milyen formában és milyen hosszan kerüljenek megőrzésre. A fennálló határidő letelte után ezeket az iratokat pedig ajánlott megsemmisíteni.
Előfordulhat, hogy a cég költségvetésébe nem fér bele egy iratmegsemmisítő gép vagy az, hogy egy külsős cégre bízza ezt a feladatot. Amíg nincsen meg ehhez a büdzsé, addig is különböző lépéseket tehetünk annak érdekében, hogy a bizalmas dokumentumok ne kerüljenek rossz kezekbe.
Egy céges iratkezelési szabályzat kialakításával ellenőrzés alatt tudjuk tartani a dokumentumokat. Egy részletes szabályzat egészen a beérkezéstől az iktatáson és feldolgozáson át a megsemmisítésig, a teljes életciklust végigkíséri.
Itt olyan apróságokra is gondolhatunk mint, hogy ne maradjanak munkaidő után az asztalon a papírok, ugyanis olykor a takarítók is veszélyt jelenthetnek, amennyiben kiszivárogtatják a szétszórt dokumentumok tartalmát.
Hosszútávon érdemes az iratokat a fent felsoroltak alapján kategorizálni és azok alapján megsemmisíteni vagy biztos helyen tárolni, hogy elkerüljük a bizalmas információk idegen kezekbe kerülését.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet az iratmegsemmisítésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!
