Elektronikus archiválás, avagy adattárolás biztonságosan

A vállalati szférában aligha van fontosabb annál, hogy a céges dokumentumok, bizalmas információk biztonságba legyenek, védve az esetleges csalásoktól, visszaélésektől. Hiszen itt nem csak a költségvesztés, de a magas fokú presztízsvesztés veszélye is fennáll.

Éppen ezért fontos, hogy a hagyományos, fizikai irattárolás helyett, a vállalkozások nagy hangsúlyt fektessenek az elektronikus archiválásra.

Nem beszélve arról, hogy a cégeknél felhalmozódó, folyamatosan növekvő adattömeg ellenőrzése és átlátása egyre nehezebb feladat, ezzel együtt pedig a napról napra szigorodó törvényi előírásoknak megfelelő adatkezelés is egyre nagyobb kihívást jelent.

A digitális vagy elektronikus archiválás viszont nem csak azért fontos, mert sokkal átláthatóbbá és ellenőrizhetőbbé teszi a céges adatokat.

Hanem azért is, mert egy jól kialakított, modern elektronikus archívum ma már kiemelkedően rugalmas, felhasználóbarát és tökéletesen integrálható az IT környezetbe, ezáltal jelentősen megkönnyíti a mindennapi munkafolyamatokat.

Manapság már egy kisvállalatnál is rengeteg papír halmozódik fel az irodában, egy nagyvállalatnál pedig kész káosz uralkodhat el, ugyanis a dokumentumok útja rendkívül nehezen követhető nyomon.

Azaz, egy cég eredményességét nagymértékben ronthatja, ha nem vezetik be az elektronikus archiválást, aminek köszönhetően bárhol, bárki és bármikor hozzáférhet az adatokhoz.

Egy elektronikus archívum kialakításával tehát rengeteg helyet, időt és energiát is megspórolhat egy vállalkozás.

Magas fokú biztonság az elektronikus archiválásnak köszönhetően

Ahogyan azt említettük, egy jól kialakított elektronikus archívumban a céges információk bárki számára hozzáférhetők bárhonnan és bármikor, ugyanakkor azt is fontos leszögezni, hogy ezek a hozzáférések korlátozhatóak.

Tehát meghatározhatjuk, hogy a bizalmas, érzékenyebb adatokhoz ki férhet hozzá és ki nem, hiszen ezek a rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal rendelkeznek. Emellett egy elektronikus archívum használata lehetőséget ad arra is, hogy minden dokumentumról biztonsági mentést készíthessünk.

Az elektronikus archiválás által, a munkavállalók home office-ból is tökéletesen tudják végezni a munkájukat, emiatt is jelent egy cég számára hatalmas előnyt, ha adataik elérhetőek egy naprakész elektronikus archívumban.

Fontos tisztáznunk azt is, hogy az elektronikus archiválás folyamata nem egyenlő a hagyományos szkenneléssel, hiszen ettől még nem lesznek jól kereshető, elérhető dokumentumaink.

Nálunk a Rhenusnál, az adatok elektronikus archiválása csak a folyamat első lépése, amelyet az adatok rögzítése követ, melyben átalakítjuk használható információvá a digitalizált dokumentumokat. Mindezt természetesen a megbízó vállalat igényeire és kéréseire szabva.

Mi a Rhenus-nál, egy olyan saját, biztonságot garantáló szerverparkkal rendelkezünk, amelyen a digitalizált adatok könnyen tárolhatók, hozzáférhetők, szerkeszthetők és jogi szempontból is tökéletesen megfelelnek az előírásoknak.

Emellett, az elektronikus archiválás által olyan megoldást nyújtunk ügyfeleinknek, amelyben a kapacitás bármikor rugalmasan, könnyedén növelhető, illetve csökkenthető.

Mit nyújt még a Rhenus által megvalósított elektronikus archívum?

• Felhasználóbarát keresési lehetőségek, Google kereséshez hasonló automatikus kitöltés

• Valós idejű keresés teljes szövegben, tulajdonságok vagy metaadatok alapján

• Importálások rugalmas kezelése, pl.: automatizálva vagy külső Software integrálásával

• Adatok ellenőrzött, 100%-ban biztonságos archiválása

• Garantált IT biztonság és minőség ISO 27001-nek köszönhetően

• Fejleszthető, bővíthető, a megbízó vállalatra szabott, egyedi rendszer

• Elemzett, optimalizált, ellenőrzött folyamatok

A Rhenus-t megbízó vállalat lényeges dokumentumainak és információinak rendszeres digitalizálásával, regisztrálásával, validálásával, listába vételével és a hozzáférhetőség megteremtésével, tudásanyagának elérhetősége korlátlanná válik.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az elektronikus archiválásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!