Mire számíthatsz, ha ránk bízod a postai ügyintézést?
- Időmegtakarításra - a munkatársak a saját munkájukkal tudnak foglalkozni.
- Nincsenek plusz költségek - például üzemanyag vagy parkolás.
- Elkerülhető a postai készpénzforgalom - a postai ügyintézést nálunk havonta, egyben, átutalással fizetheted.
- Kiszámíthatóság - nincs későn feladott vagy átvett postai küldemény.
- Adatbiztonság - megvédjük levéltitkaidat és postai személyes adataidat (GDPR).
Hogyan zajlik a folyamat?
A fizikai levelezés során a leveleket tárolni, rendezni kell, illetve továbbítani kell őket a megfelelő címzettnek. A fizikai levelezés nem csak helyigényes, de kevésbé környezetbarát, valamint a levél tartalma fontos lehet a későbbiek során, viszont nehéz visszakeresni. Mindezeken kívül az üzenetek nagy részét ma már digitális formában kapjuk, egyszerűbb lenne, ha minden levelezést vissza tudnánk keresni ilyen módon.
Sokkal gyorsabban és rugalmasabban lehet feldolgozni a beérkező leveleket, ha egy vállalkozás a hagyományos helyett digitalizált postafiókkal rendelkezik.
Nem szükséges aggódnod, hiszen van már tapasztalatunk, így mindenben a segítségedre leszünk az átállás folyamata során és megadjuk a szükséges tanácsokat a hibák elkerülése érdekében. A folyamat során be fogjuk szkennelni a leveleket, ezáltal azok digitális formátumúvá válnak. Kiváló minőségben dolgozunk, modern szkennerrel, így nem szükséges azon aggódnod, hogy olvashatóak lesznek-e a digitalizált változatok.
Ügyfeleink teljes postafiókját feldolgozzuk és átvizsgáljuk. Az adatokhoz vállalati szinten naponta hozzá lehet férni, hiszen naponta frissítjük a postát, ezáltal pedig a vállalati folyamatokat is optimalizálni lehet. Mindig az adott cég dönti el, hogy milyen típusú információkat, milyen formában és kinek továbbítsunk. Azokkal a dokumentumokkal, amik nem fontosak (például reklámanyagok) úgy járunk el, ahogy a cég szeretné.
Azt követően, hogy beszkenneltük a beérkezett leveleket és tudjuk, hogy melyik kihez tartozik, feltöltjük azokat a digitális postafiókba. Ennek az a hatalmas előnye, hogy mindenki megtalál mindent a digitális levelezőjében, függetlenül attól, hogy e-mailről, faxról vagy számláról van szó. A találatok között szűrni is lehet, így csak azok a levelek fognak látszódni, amikre szükségünk van, ez pedig segíthet jobban átlátni a postafiókot. Ennek következtében rengeteg időt lehet megspórolni mindamellett, hogy az iroda papírmentessé és fenntarthatóvá válhat.
Összességében elmondható, hogy mindenképpen érdemes a postai ügyintézést professzionális szolgáltatóra bízni.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!