Az iratmentes iroda felé vezető út

Milyen előnyei vannak egy iratmentes irodának?

Bár a cégek egy egészen jelentős része alkalmaz már digitális rendszereket, a teljesen iratmentes iroda mégsem jellemző. Rengeteg vállalkozás irodájában még mindig felesleges papírok halmazai hevernek az íróasztalokon, aminek általában vagy az az oka, hogy nem megfelelő a dokumentumkezelési stratégia, vagy pedig az, hogy a munkavállalók nem tartják ahhoz magukat.

Az iratmentes iroda megvalósításának számtalan előnye van hosszútávon, de már rövidtávon is jelentősen érezhetőek az irodára és persze az alkalmazottakra gyakorolt pozitív hatásai.

1. Csökkenő költségek, növekvő hatékonyság

Hinnénk vagy sem, a vállalkozások egyik legnagyobb költségét a papírhasználat, az irodai dokumentumkezelés és dokumentumtárolás teszi ki.

A cégek növekedésével szinte észrevétlenül növekednek a papír használattal járó költségek is, hiszen a nyomtatásra, a tinta használatra, a dokumentumok rendszerezésére és tárolására nap mint nap szükség van. Emellett fontos tényező még az idő is, amit a munkavállalók ezekkel a tevékenységekkel töltenek, nem beszélve az iratok keresgélésére pazarolt időről.

Egy iratmentes iroda kialakítása persze megkíván némi energiaráfordítást, viszont ennek hatására egyrészt jelentősen megnő az alkalmazottak munkájának hatékonysága, másrészt már rövid idő elteltével mérhető költségcsökkenést eredményez.

2. Környezetvédelem

Egy megfelelő dokumentumkezelő rendszer bevezetésével, az iratok digitalizálásával, a már nem használt dokumentumok leaprításával, tehát a papírok egyre kisebb mennyiségben történő felhasználásával nem csak pénzt spórolhatnak a cégek, de a környezetünket is óvják.

Egy iratmentes iroda esetében egyrészt minimális mennyiségű papírt használ fel az adott cég, másrészt ha egy jó szolgáltatónak szervezzük ki az iratmegsemmisítéssel kapcsolatos feladatokat, akkor a felhasznált papírok újrahasznosításra kerülnek.

Nálunk a Rhenus-nál, az összegyűjtött papírbálák, a jogszabályok szerint történő iratmegsemmisítést követően papírgyárakba kerülnek, ahol újrahasznosítják azokat. Ráadásul azon felül, hogy ezzel óvod a környezeted, még a cég presztízsét is növelheted, ugyanis egyre több fogyasztó tartja szem előtt a cégek “zöld tetteit”.

3. Információbiztonság

Az iratmentes iroda koncepciója persze nem csak a növekvő hatékonyságról, a csökkenő költségekről vagy a környezetvédelemről szól, hanem a céges adatok magasabb szintű védelmének biztosításáról is.

A dokumentumok digitális úton történő kezelése, illetve a kiszervezett iratmegsemmisítés jelentősen megkönnyítheti a mindennapi munkafolyamatokat, de emellett a bizalmas információk is nagyobb biztonságba kerülnek.

A nap mint nap használt papírok sok esetben szétszórva hevernek az irodák íróasztalain, illetve rendszertelenül vannak tárolva, ami lehetőséget biztosít az érzékeny adatokhoz való könnyű hozzáféréshez. Egy iratmentes iroda kialakításával tehát nagymértékben csökkenthető az információk kiszivárogtatásának, az adatlopásnak a kockázata.

4. Helymegtakarítás

Az iratmentes iroda kialakításának egyik legfontosabb pozitív következménye természetesen a helymegtakarítás. A papírmennyiség csökkentésével rengeteg hely szabadul fel az irodákban, ami lehetőséget kínál arra, hogy új munkaállomásokat hozzon létre az adott vállalkozás, vagy akár egész helyiségek fordíthatóak ezután más, fontosabb célokra.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!