Az adatvédelem jelentősége a vállalati kultúrában

A nagy többségnek fogalma sincs arról, hogy milyen apró hibákon csúszhat el egy cég az adatvédelem területén. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a céges információk, adatok kiszivárgásának oka elsősorban a cégen belül a munkavállalók körében keresendő.

A legféltettebb dokumentumok kiszivárgása súlyosabb következményekkel járhat, mint azt gondolnánk. A féltett információk elvesztése mellett számítani lehet pénzügyi veszteségre is, hiszen az ügyfelek az adatvédelmet általában kiemelt bizalmi kérdésnek tekintik.

Napjainkban márpedig a bizalom és a vállalati hírnév kérdése kulcsfontosságú, így kiszivárgás esetén számolnunk kell az ügyfélvesztéssel és a cég negatív irányú megítélésével a továbbiakban.

Most pedig nézzük, melyek azok a területek, amelyekre érdemes kiemelt figyelmet fordítani.

1. A munkavállalók íróasztala

A dolgozók asztalára vonatkozó tisztaság egy létező irányelv, amelynek célkitűzése, hogy az asztalokat nap mint nap tisztán és iratmentesen hagyják el a munkavállalók.

Ez nem csak a nap végére értendő, hanem fontos, hogy napközben se hagyjanak szét fontos dokumentumokat, hiszen figyelmetlenség esetén bárki bármikor ráteheti a kezét azokra.

Ez kiemelten vonatkozik az ügyféladatokat tartalmazó dokumentumokra, szerződésekre, különböző számlákra.

2. Az informatikai rendszerek védelme

Egyetlen apró figyelmetlenség miatt akár a vállalkozás informatikai rendszerének egésze tönkretehető pillanatok alatt.

Az adatvédelem leginkább úgy biztosítható ezeknél a rendszereknél, ha minden lényeges háttérrendszert erős jelszóval, kétfaktoros hitelesítéssel és hatékony vírusvédelemmel látunk el.

3. Iratmegsemmisítés

A hatékony dokumentumkezelési folyamatokhoz hozzátartozik a megfelelő iratmegsemmisítés is. A legtöbb cégnél az utolsó utáni, szinte legjelentéktelenebb feladat az iratmegsemmisítés.

Sőt, gyakran az iratmegsemmisítés nem is egyezik a szó valódi jelentésével. Sajnos általában a kukában landolnak a már feleslegessé vált dokumentumok és ennyivel el is van intézve.

Fontos, hogy szabályokat hozzunk az iratmegsemmisítésre vonatkozólag, hiszen attól, hogy kidobunk egy dokumentumot, még nem semmisül meg, tehát ugyanúgy rossz kezekbe kerülhet.

Emellett az is fontos szempont, hogy a cég minden egyes dolgozója tudja, hogy mit kell tennie azokkal az iratokkal, amelyekre már nincs szükség. Célszerű külsős, iratmegsemmisítéssel foglalkozó céget bevonni, ezzel is megkönnyítve a munkanapokat.

4. A merevlemez sorsa

Amikor törlésre kerül egy fájl a laptopodon, akkor ugyanaz történik, mint amikor a feleslegessé vált iratokat megsemmisítés helyett, szimplán a kukába dobsz.

Tehát attól, hogy törlöd a laptopról az adott fájlt, az még nem törlődik véglegesen. A teljes adatvédelem érdekében olyan vállalati dokumentumkezelési rendszert szükséges bevezetni, amelynek kiemelt része a régi merevlemezeken lévő bizalmas információk kezelése.

Ha biztosra akarunk menni, akkor az egyetlen megoldás a már nem használt merevlemezek teljes fizikai megsemmisítése. Persze ezt sem házilag célszerű megvalósítani, ebben az esetben is érdemes egy olyan dokumentum megsemmisítő cégnek kiszervezni a feladatot, akik erre specializálódtak.

5. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer

A céges dokumentumokat érdemes elektronikus dokumentumkezelő rendszerben tárolni, hiszen sokkal magasabb szinten biztosítják az adatvédelem lehetőségét, mint például a felhőalapú szolgáltatások.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek lehetőséget adnak a cég vezetőségének, hogy meghatározzák kiknek és milyen információkhoz adnak hozzáférhetőséget. Ezáltal szintén minimalizálható a féltett információk kiszivárogtatásának kockázata és növelhető az adatvédelem.

6. Ellenőrzés felsőfokon

Az előzőkben felsoroltak csak és kizárólag akkor hatékonyak, ha szabályozva vannak. Kifejezetten fontos, hogy a vállalat minden egyes munkavállalója komolyan vegye ezeket a szabályokat és szem előtt tartsa nap mint nap.

Viszont a szabályokat nem elég csupán meghozni, az eredményesség érdekében hangsúlyt kell fektetni a rendszeres ellenőrzésre és az irányelvek pontos betartatására.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a munkahelyi adatvédelem megőrzésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!