4. A munkatársak tájékoztatása, bevonása
Szintén kiemelten fontos lépése a folyamatnak, hogy részletesen tájékoztatjuk a munkavállalókat, hogy miért és hogyan fog átalakulni a dokumentumkezelés rendszere.
Fontos hogy hangsúlyozzuk, ez mindannyiuk érdeke. Hiszen rengeteg energiát és időt spórolhatnak meg, ha nem kell hosszú percekig, akár órákig keresgélni az egyes dokumentumokat.
Mindemellett az iratok tárolásához, nyilvántartásához és sokszorozásához kapcsolódó költségek is csökkennek.
Ha a digitalizálás folyamataiba már a kezdetektől bevonjuk kollegáinkat, akár még segíthetnek is ötleteikkel és a digitális átállással kapcsolatos észrevételeikkel.
5. Dokumentumkezelő program kiválasztása
Az iratok gyors, kényelmes és szervezett kezeléséhez szükség van egy dokumentumkezelő programra.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek legfőbb előnye, hogy könnyebb hozzáférhetőséget nyújtanak az iratokhoz, hiszen a programnak köszönhetően a cégen belül bárki, bármikor egyszerűen elérheti azokat.
Természetesen a fontosabb, érzékenyebb adatok elérését lehetőségünk van korlátozni, miután ezek a rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal rendelkeznek.
Illetve egy ilyen program használata lehetőséget ad arra is, hogy minden dokumentumról biztonsági mentést készíthessünk.
Mindezek mellet napjainkban már különösen fontos az is, hogy a dolgozók otthonról, home office-ból is hozzáférhessenek a dokumentumokhoz.
6. Iratmegsemmisítés
Utolsó lépésként pedig meg kell említenünk a helyes iratmegsemmisítés fontosságát is.
A már nem használt, beszkennelt dokumentumokat mindenképp meg kell semmisíteni, hogy ne férhessen hozzájuk illetéktelen személy a későbbiekben.
Azonban nem mindegy, hogyan tesszük ezt meg, sőt, egyenesen potenciális kárt okozhat a cégben, ha például csupán kidobjuk őket a szemetesbe. Tehát lényeges, hogy megfelelő ipari aprítóval történjen a megsemmisítés.
Mind a digitalizálás folyamatainak lebonyolításához, mind az iratmegsemmisítéshez érdemes külső, professzionális szolgáltatást nyújtó segítséget igénybe venni, hiszen nem kis feladat a teljes átállás megvalósítása.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!