A szervezett vállalati iratkezelés jelentősége

A különféle dokumentumok szervezett kezelése, rendszerezése és tárolása nélkül káosz uralkodhat el az irodákon, ami bizony a munkafolyamatok hatékonyságának kárára megy.

A vállalkozásoknak nem csak a tevékenységük tökéletesítésével kellene foglalkozniuk, hanem nagy hangsúlyt kellene fektetniük az ilyen alapvető kérdésekre is, mint a vállalati iratkezelés.

Hiszen mit sem ér egy kiváló termék/szolgáltatás, ha a szervezetlen, hanyag iratkezelés miatt csökken egy cég presztízse.

Márpedig az ügyfelek bizalmának elnyerése és a vállalati hírnév napjainkra rendkívül felértékelődött. Így érdemes a cégen belül is “rendet tenni”, még mielőtt a tevékenység kárára megy.

De miért olyan fontos a koordinált vállalati iratkezelés?

Növeli a hatékonyságot

Egy cég életében felettébb fontosak a különféle dokumentumok, szerződések, jelentések, statisztikák, nagyon sokak munkája ezeken alapszik.

Így ha káosz van az irodában, papírok vannak szétszórva és felhalmozva mindenhol, akkor rengeteg időt vehet el a keresendő irat felkutatása. Ez nem csak elpazarolt időt, de plusz energiát és költséget is jelent a vállalkozás számára.

Mindez tehát a dolgozók munkafolyamataiba is egyfajta struktúrát visz, emellett a vállalati iratkezelés hatékonyságát tovább növeli ha a papírhalmok helyett, a digitalizálást választjuk.

Amellett, hogy rengeteg hely szabadul fel, a digitalizálásnak köszönhetően sokkal könnyebben és gyorsabban elérhető minden információ, amelyekre a dolgozóknak szükségük van.

Védelmet biztosít

A szervezett vállalati iratkezelés továbbá csökkenti a kockázatát annak, hogy az egyes érzékeny információk illetéktelen kezekbe kerüljenek.

Egy ilyen tekintetben szervezetlen cégnél, sokkal nagyobb az esélye annak, hogy a dolgozók hibákat követnek el és ezzel együtt annak is, hogy nem fektetnek kellő hangsúlyt az adatok védelmére.

Emellett gyakran fordul elő az is, hogy nem véletlen, hanem direkt kerül sor adatlopásra egy cégen belül. Az ilyen eseteket pedig egy rendezetlen irodában szinte lehetetlen nyomon követni vagy megelőzni.

Tehát a biztonságos munkafolyamatok érdekében szükséges egy egységes rendszert létrehozni a vállalati iratkezelésben.

Ellenőrizhetőséget nyújt

A vállalkozás vezetősége által jól meghatározott iratkezelési irányelvek kincsnek számítanak. De mit sem érnek a szabályok, ha azok elkerülik a dolgozók figyelmét.

Vagyis, nem csak az iratkezelésre vonatkozó szabályok meghozatala a fontos, annál sokkal jelentősebb azok betartatása.

A hatékony vállalati iratkezelés mondhatni legfontosabb részét képezi tehát az, hogy a vezetőség a munkavállalóinak részletesen levezesse, hogy miért fontosak ezen szabályok betartása. Ezt követően pedig érdemes rendszeresen ellenőrzés alá vetni a dolgozókat.

Mindemellett, egy letisztult, rendezett irodában a vezetőségnek is könnyebb dolga van, hiszen a munkafolyamatok sokkal könnyebben nyomon követhetők és felülvizsgálhatók.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a vállalati dokumentumkezelés területén, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk.

ÍRJON NEKÜNK!