A rendszertelen dokumentumtárolás negatív hatásai a vállalkozásra

Emelkedő költségek

A dokumentumok tárolására jellemzően irattároló szekrényeket jelölnek ki az irodákban, de rengeteg vállalkozásnál külön helyiségeket foglalnak el az iratok. Ugyanakkor a dokumentumtárolásra kijelölt helyiségek befogadóképessége is véges, így az egyre halmozódó papírmennyiség elhelyezésére újra és újra megoldást kell találni.

A tárolókapacitás növelése érdekében ilyenkor a cégek rákényszerülnek arra, hogy még több irattárolószekrényt zsúfoljanak be az irodába, végül kénytelenek nagyobb iroda bérléséhez folyamodni. A dokumentumtárolásra alkalmas helyek bővítése rengeteg plusz költséggel jár, nem beszélve arról, hogy az irattárolók helyén akár új munkaállomásokat is létre lehetne hozni.

A tárolt dokumentumok jelentős részét ráadásul olyan iratok teszik ki, amelyekre már nincs is szükség a mindennapi munkafolyamatok elvégzéséhez, így indokolatlanul foglalják a helyet. Mivel gyakran ezek is bizalmas adatokat tartalmaznak, ezért az iratmegsemmisítés sem opció.

Ha egy cégnél a dokumentumtárolás komplett helyiségeket vesz igénybe, az évente akár több milliós kiadást is jelenthet. A súlyos plusz költségek mellett, ezek a lépések komoly logisztikával is járnak. Ráadásul egy nagyobb iroda bérlése vagy egy újabb helyiség kijelölése, még csak nem is biztosít hosszú távú megoldást.

De akkor mi a megoldás?

A megoldás nem más, mint a dokumentumtárolás kiszervezése. A dokumentumtárolást vállaló szolgáltatók megfelelő kapacitással rendelkeznek és optimális körülményeket biztosítanak a cégek nagy mennyiségű dokumentumainak tárolására.

Ilyen dokumentumtárolást kínáló szolgáltató a Rhenus is, szolgáltatásunk igénybevételével az iratok olyan raktárba kerülnek, ahol irattározásra specializálódott szakemberek végzik a dokumentumok rendszerezését. Ráadásul mindezt a törvényi előírásoknak megfelelően, illetve az adatvédelmi szempontokat maximálisan szem előtt tartva végzik.

A dokumentumtárolás kiszervezése tehát igen költséghatékony megoldás a vállalkozások számára, hiszen ennek köszönhetően nincs szükség a tárolókapacitás növelésére, sőt, a már meglévő irodában is rengeteg hely szabadítható fel. A felszabadult hely pedig felhasználhatóvá válik egyéb, fontosabb célokra.

Átláthatatlanság

Egy rendszertelen dokumentumtárolási stratégia nem csak plusz kiadásokat jelent, hanem nagy mértékben megnehezíti az ellenőrizhetőséget is. A dokumentumtárolási irányelvek be nem tartása, illetve a papíroktól zsúfolt íróasztalok miatt, a cégen belüli munkafolyamatok is csak egyre átláthatatlanabbá válnak.

Egy rendezett irodában a cégvezetőnek, illetve a feletteseknek is sokkal egyszerűbb dolga van, hiszen az egyes munkafolyamatok könnyebben ellenőrizhetők és nyomon követhetők.

Ha egy cég él a dokumentumtárolás kiszervezésének lehetőségével és már rendelkezik megfelelő dokumentumtárolási stratégiával, akkor érdemes az irányelveket szigorúan betartatni, annak érdekében, hogy ne uralkodhasson el újra a káosz a cégnél.

Hatékonyságvesztés

A szervezetlen dokumentumtárolás negatív következménye lehet a munkavégzés hatékonyságának csökkenése is. Ha az alkalmazottak minden egyes nap az iratok keresgélésével töltik munkaidejük jelentős részét, akkor az a munkavégzés eredményességét is negatívan befolyásolja.

Mivel a keresgéléssel töltött idő nem produktív munkavégzéssel telik, mindez plusz költséget is jelent a cégek számára.

Összegezve, ha egy cég dokumentumtárolását a rendezettség és a letisztultság jellemzi, akkor a munkafolyamatok is gördülékenyebbé válnak, az alkalmazottak munkavégzésének hatékonysága pedig többszörösére nőhet.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumtárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!