Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Mielőtt belekezdünk a digitalizálás gyakorlati megvalósításába, mindenképpen meg kell terveznünk a lebonyolítását. A tervezés során fontos meghatározni azokat az irattípusokat, amelyek digitalizálásra fognak kerülni.
Ezt követően ki kell választani, hogy milyen dokumentumkezelő rendszer fogja tárolni a digitalizált iratokat, végül pedig azt is el kell dönteni, hogy milyen módon kerüljenek a digitalizált iratok megsemmisítésre – ha egyáltalán szeretnénk őket megsemmisíteni.
Miután megterveztük, hogy miképpen fog lezajlani a folyamat, el kell döntenünk azt is, hogy mi lenne a legalkalmasabb időpont egy ilyen nagy volumenű feladat megkezdésére. Ebben a kiválasztott időpontban a kollégák feladata lesz az új és a használt dokumentumok beszkennelése majd megsemmisítése.
Erről a lépésről nem szabad elfeledkezni, hiszen minél előbbre tesszük a dátumot, annál hamarabb tapasztalhatjuk meg a digitalizáció nyújtotta előnyöket.
A rendszerezés és kategorizálás a digitalizálás folyamatának fontos eleme. A besorolást több szinten is elvégezhetjük - fontos, hogy a kifejezetten érzékeny információt tartalmazó iratok el legyenek különítve a többitől.
Ez azért lényeges mert a későbbiekben meg kell határoznunk, hogy egyes kollégáknak mely iratokhoz és irattípusokhoz legyen hozzáférésük.
Egy új dokumentumkezelési rendszer kialakításakor fontos, hogy részletesen tájékoztassuk a munkatársakat annak okairól, munkavégzést elősegítő tulajdonságairól és minden egyéb fontos részletről.
Ez nem csak azért szükséges, hogy a későbbiekben probléma mentesen tudják használni az új rendszert, hanem azért is, mert adhatnak olyan saját ötleteket, amelyek segíthetnek a digitalizálás folyamatának lebonyolításában.
Ha a folyamat végére értünk és minden iratot sikeresen beszkenneltünk, akkor egyetlen dolog maradt hátra - az iratok megsemmisítése.
Ez a lépés adatvédelmi szempontból fontos, hiszen az iratmegsemmisítésnek köszönhetően nem szivároghatnak ki és nem kerülhetnek illetéktelen kezekbe az érzékeny vállalati információk.
Persze fontos fejben tartani, hogy bár a digitalizálás számos előnnyel jár bármely vállalat számára, mégis a digitális átállás és maga a folyamat komoly kihívásokat jelent a cég munkatársait illetően. Éppen ezért érdemes elgondolkodni azon, hogy külsős cégre bízzuk a digitalizáció folyamatát.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!
