Egy jól működő dokumentumkezelési tervnek 6 fő eleme van:
- Leltár készítése a vállalat összes dokumentumáról.
- Felelős meghatározása, aki a folyamatot irányítani fogja.
- Dokumentum megőrzési politika kialakítása a cégen belül.
- Meghatározni az iratok tárolásának, kezelésének legjobb módját.
- Kialakítani azokat a dokumentumkezelési folyamatokat, amelyeket a munkatársak mindennapi munka során alkalmazni fognak.
- Meg kell határozni a már felesleges és használaton kívüli iratok, file-ok megsemmisítésének lépéseit.
Nagyon fontos hangsúlyozni, hogy a dokumentumkezelési terv utolsó és egyben legfontosabb lépése az iratok megsemmisítése.
A hatékonyság és a szervezett munka fenntartása érdekében minden vállalatnak megfelelően működő dokumentumkezelési folyamatokra van szüksége. Ez segít abban, hogy több ezer dokumentumot lehessen eredményesen kezelni, amelyeket a folyamat végén meg kell semmisíteni.
Az adatlopással kapcsolatos események nagyrészt emberi hibákból származnak. Azonban egy dokumentumkezelési terv integrálásával a cégek jelentősen csökkenthetik az emberi tényezőkből származó hibák valószínűségét, ráadásul sokkal jobban nyomon követhetővé válik a dokumentumok és nyilvántartások holléte és útja a cégen belül.
Ideális esetben tehát a vezetőség a dokumentumkezeléssel kapcsolatban irányelveket fektet le, amelyeket a munkatársaknak átadnak és elvárják a betartásukat. A munkatársak sosem hagyják kint jól látható és mindenki által elérhető helyen a bizalmas dokumentumokat, ehelyett a megfelelő konzolokban tárolják őket. A nem használt iratokat nem tárolja a cég, hanem egy professzionális iratmegsemmisítő partneren keresztül megszabadul tőlük.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a vállalati dokumentumkezelés területén, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk.