Egy vállalkozás életében az idő előrehaladtával egyre és egyre csak növekszik az iratok száma, amelyeket el kell tudni helyezni és rendszerezni kell napi szinten.
Igen ám, de az iroda, irattár vagy telephely befogadóképessége is véges, így aztán a tárolásra fenntartott helyek száma egy idő után végleg elfogy.
Márpedig egy vállalkozás számára igencsak fontos, hogy minden irat elhelyezhető legyen, még azok is, amelyek a cég mindennapi életében már kevésbé jelentősek, de még nem megsemmisíthetőek.
Ebben az esetben, a cégek gyakran arra kényszerülnek, hogy valamilyen módon bővítsék a tároló kapacitásukat, például bezsúfolnak még több irattárolószekrényt, feltornyozzák a dokumentumokat vagy akár egy új, nagyobb irodát bérelnek.
Ezek a drasztikus lépések pedig nem kevés kiadással, kényelmetlenséggel és logisztikával járnak, ráadásul még nem is biztosítanak egy életre szóló megoldást.
De akkor mi bizonyul a legjobb megoldásnak? Hát nem más, mint a bértárolás.
De miért éri meg bértárolást igénybe venni?
Mint azt már említettük, egy iroda tárolásra szánt területe igen hamar végessé válik, aminek következtében több helyre lesz szükség.
A bértárolás, mint szolgáltatás, éppen az ilyen esetekre nyújt tökéletes megoldást. Ugyanis, a bértárolás igénybevételével nincs szükség új, nagyobb iroda bérlésére vagy megvételére, illetve a meglévő irodát sem kell átrendezni vagy átalakítani.
A bértárolást kínáló szolgáltatók elegendő kapacitással rendelkeznek és megfelelő körülményeket biztosítanak a vállalkozások nagy mennyiségű dokumentumainak tárolására.
Az iratok így olyan raktárba kerülnek, ahol irattározásra specializálódott szakemberek végzik a dokumentumok rendszerezését és tárolását, a törvényi előírásokat és adatvédelmi szempontokat maximálisan szem előtt tartva.
A bértárolás egy felettébb költséghatékony megoldást jelent a cégek számára. Hiszen nemcsak új irodát nem kell igénybe venni - ami magas plusz költséget jelentene -, de a meglévő irodában is felszabadítható rengeteg hely, ami felhasználhatóvá válik fontosabb célokra.
Ráadásul, nagymértékben megkönnyíthetjük a dolgozók munkafolyamatait, hiszen jelentősen kevesebb időt kell fordítani az iratok keresgélésére, rendezésére és mivel “az idő pénz”, a cég számára ez költségmegtakarítást is jelent.
Mindemellett fontos szempont a bértárolás igénybevételekor, hogy bár az iratok nem lesznek közvetlenül kéznél, mégis, egy megfelelő szolgáltató rövid időn belül biztosítja a dokumentumok eredeti vagy másolt változatának átadását. Illetve, lehetőséget nyújt az azonnali, digitális úton történő átadásra is.
ÍRJON NEKÜNK!
