Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Ráadásul a nehéz eligazodás, az átláthatatlan papírhalmazok nem csak a mindennapos munkafolyamatokat nehezítik meg, hanem mindez adatvédelmi szempontból is súlyosan veszélyezteti a vállalatot.
Sajnos az iratkezeléssel, tárolással, rendszerezéssel kapcsolatos feladatok a vállalkozások nagy többségénél a prioritási lista legvégén szerepelnek.
Mindez azért van, mert elvégzésükhöz külön felelőst kellene kijelölni, akinek rengeteg idejébe és energiájába kerülne ezen feladatok elvégzése, így a vezetők természetesen nem szívesen foglalkoznak ezzel.
Apróságnak tűnik, pedig fontosabb lenne mint azt gondolnánk, hiszen hosszútávon igen nagy károkat okozhatnak a rendszerezetlen dokumentumok.
A legegyszerűbb, illetve költség-, idő-, energia- és helymegtakarítás szempontjából is a legjobb megoldás erre, az iratok külső helyszínen való tárolása. Mindezt érdemes olyan professzionális cégre bízni, akik kifejezetten erre a területre specializálódtak.
A következőkben összegezzük, hogy melyek azok a legfőbb szempontok, amelyek miatt érdemes elfelejtenünk a belső irattározás gondolatát.
1. Helymegtakarítás
A belső irattározáshoz rengeteg szabad hely szükséges, megannyi irattároló és szekrény formájában, amelyek csak foglalják a helyet.
A rendszerezetlen, hanyag tárolás pedig még inkább megnöveli azt a területet, amelyet ezek a dokumentumok elfoglalnak. Ez pedig mondunk sem kell, hogy nem igazán segíti elő a munkahelyi folyamatok zökkenőmentes lebonyolítását.
Gondoljunk csak bele, hogy mennyi extra hely szabadítható és használható fel másra, fontosabb dolgokra, csupán a dokumentumok tárolásának kiszervezésével.
2. Hatékonyság, spórolás
Ha összeszámolnánk, hogy mennyi időt égetnek el fölöslegesen kollégáink azzal, hogy dokumentumokat keresgélnek az irat rengetegben, akkor könnyen beláthatjuk, hogy idő szempontjából ez mennyire veszteséges.
Az irattározás kiszervezésével megspórolt idő lehetőséget ad arra, hogy azt a dolgozók produktív munkával töltsék, ezzel növelve a munka hatékonyságát, a cég eredményességét.
3. Biztonság
Talán nem is gondolná, de az adatlopást, a titkos információk kiszivárogtatását a legtöbb esetben a vállalat alkalmazottai követik el.
A belső irattározás megszüntetésével tehát megelőzheti az esetleges eltulajdonításokat, illetve lecsökkentheti azon alkalmazottak számát, akik hozzáférhetnek az iratokhoz.
Külső irattározás igénybevételével a dokumentumait teljes biztonságban tudhatja, mivel teljesen védve vannak a környezeti hatásoktól vagy éppen a lopás és kiszivárogtatás veszélyeitől.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattározásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!
