3 érv a kiszervezett iratmegsemmisítés mellett

A munkavállalók többsége a már nem használt iratokat csak egyszerűen a kukába dobja, függetlenül attól, hogy azok esetleg fontos és bizalmas információkat is tartalmazhatnak.

Emellett a vezetőség részéről sincs túl nagy fegyelem, ellenőrzés és szabályozás e téren, hiszen általában nem tartják olyan fontosnak az iratmegsemmisítést és az azzal kapcsolatos feladatokat, hogy előtérbe helyezzék. Gyakori érv az időhiány is, így még inkább a prioritási lista legvégére kerül az iratmegsemmisítés.

A vállalati dokumentumkezelés rendkívül fontos elemét képezi a megfelelő iratmegsemmisítés, ezzel szemben a cégek többségénél dokumentumkezelésre vonatkozó stratégia sincs felállítva.

Vitathatatlan tehát a tény, hogy az iratmegsemmisítésre nagyobb hangsúlyt kellene fektetnie a cégeknek, így már csak egy kérdés marad: Cégen belül vagy kiszervezve?

A kiszervezett iratmegsemmisítésnek számos előnye van, a következőkben ebből mutatunk néhányat:

1. Elővigyázatosság

Persze meg lehet oldani az iratmegsemmisítést cégen belül is, de az általános tapasztalat nem más, minthogy az alkalmazottak nem megfelelően végzik el ennek feladatát.

Nem mehetünk el amellett sem, hogy a házon belül végzett iratmegsemmisítés esetén igen magas a kockázata annak, hogy a bizalmas információk illetéktelen kezekbe kerülnek.

Kiszervezett iratmegsemmisítés esetén viszont nem kell kételkednünk abban, hogy a cégadatok biztonságban vannak e, hiszen ez garantált. Nálunk a Rhenus-nál, munkatársaink a legnagyobb biztonságban szállítják el, majd semmisítik meg az ügyfeleink által ránk bízott iratokat.

2. Törvények és környezetvédelem

A kiszervezett iratmegsemmisítés egyik legnagyobb előnye, hogy a külső szolgáltató teljes mértékben tisztában van az iratmegsemmisítésre vonatkozó törvényi előírásokkal, amelyeken egyébként egyre nagyobb mértékben szigorítanak napjainkban.

Ezzel szemben maguk a cégek, cégvezetők jellemzően nem eléggé tájékozottak ebben a témában, így letudják annyival, hogy házon belül, minél gyorsabban és egyszerűbben megszabadulnak a papírhalmoktól.

Még egy meghatározó érv a kiszervezett iratmegsemmisítés mellett, hogy ha egy jó szolgáltatót választunk, akkor a megsemmisített papírok újrahasznosításra kerülnek.

Ilyen a Rhenus is, hiszen a biztonságos iratmegsemmisítést követően a papírbálák papírgyárakba kerülnek, ahol újrahasznosítják azokat, ezzel is védve a környezetet.

3. Költségmegtakarítás

A cégen belüli iratmegsemmisítés nem csak kevésbé biztonságos, de a költségek és a hatékonyság tekintetében sem éri meg igazán egy vállalkozásnak.

Ugyanis, az iratmegsemmisítéshez szükséges elsősorban egy kiváló minőségű, megbízható aprító gép, ami általában magas költségekkel jár. Itt nem csak a vételárról van szó, hanem a karbantartási költségekről és a különböző alkatrészek időnkénti cseréjéről is.

Emellett nélkülözhetetlen kijelölni egy vagy több munkatársat is, akiknek munkaidejük nagy részét az iratmegsemmisítés fogja kitölteni. Ez ismét többletköltséget jelent a cég számára, hiszen a kijelölt munkatársak a munkaidejüket nem az elsődleges, fontos feladataik elvégzésével töltik.

Azonban a feladat kiszervezése esetén nem kell számolnunk többletköltségekkel, csupán a szolgáltatás árát kell megfizetnünk. Ezért cserébe pedig kevésbé leterhelt munkatársakat, egy rendezett, felesleges papíroktól mentes irodát, illetve sokkal nagyobb információbiztonságot kaphatunk, mint bármikor korábban.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumok biztonságos megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!